KU Leuven, de Katholieke Universiteit van Leuven, is een onderzoeksintensieve internationaal georiënteerde universiteit die zowel fundamenteel als toegepast wetenschappelijk onderzoek uitvoert. KU Leuven biedt daarnaast een breed aanbod aan academische opleidingen.

Reorganisatie

De personeelsdienst van de KU Leuven heeft al enige tijd nood aan het in kaart brengen van de HRM-processen en een eenduidige procesmanagement aanpak. Onder meer door een reorganisatie van de dienst zijn taken en verantwoordelijkheden gewijzigd en opnieuw verdeeld. Bovendien worden vanaf 1 oktober een groot aantal academische opleidingen geïntegreerd waardoor ook de ruimere organisatiecontext fundamenteel wijzigt. Om een eenduidige werkwijze te waarborgen is een heldere uitwerking van de processen noodzakelijk.

Eenvoudige methodiek

“Bij een afweging van diverse BPM methodieken sprak Sensus process management ons erg aan, omdat de visie van communiceren over processen en transparantie goed bij onze doelstelling past. We zochten een methodiek die eenvoudig en gebruiksvriendelijk is, niet te complex. Het is immers de bedoeling dat iedereen van onze dienst hiermee aan de slag gaat.”, vertelt Veerle de Waele, die onderdeel is van de projectgroep voor procesmanagement.
Met Sensus process management heeft KU Leuven een totale procesmanagementaanpak in handen met:

• Een eigen ontwikkelde methodiek en uniforme procestaal
• Praktische BPM-werkvormen, zoals iconen en proceselementen, om in groepsverband met betrokkenen van het proces procesinformatie te achterhalen
• Gebruiksvriendelijke  Sensus BPM Online applicatie

“De proceselementen vormen een essentieel onderdeel bij het beschrijven van onze processen. Wij merken dat, door het vooraf invullen van de proceselementen, het beschrijven nadien veel sneller verloopt. Iedereen heeft dan hetzelfde doel en kader van het proces voor ogen. Het is voor ons echt een hulpmiddel om een procesbeschrijving te doen slagen!”

“We overzien eindelijk het geheel”

KU Leuven zit nog midden in het beschrijvingstraject. De projectgroep, met daarin van elke interne dienst een verantwoordelijke, bepaalt welke onderwijsprocessen er worden beschreven en geeft prioriteit aan de procesmanagementaanpak.
“We merken dat de medewerkers de beschreven processen helder en duidelijk vinden. ‘Eindelijk zien we hoe het in elkaar zit’, horen wij hier. Wij merken eveneens dat de collega’s ook het grotere geheel zien en de impact van hun functie/rol juister inschatten.”

Zichtbaar resultaat

De processen zijn vastgelegd volgens de huidige werkwijze, maar verbeterpunten in de verantwoordelijke functies zijn al opgepakt. Het resultaat liegt er niet om. “Met een paar kleine verbeteringen lopen bepaalde processen nu al een stuk efficiënter. We hebben minder overdrachtsmomenten en doen minder dubbel werk!” Des te meer motivatie om door te gaan met de overige processen, want er is nog veel werk te doen!